Como funciona o eSocial e quais são as suas vantagens?
Saiba como funciona o eSocial e quais são as suas vantagens para funcionários e empresas.
Com a intenção de facilitar o envio das obrigações acessórias, o governo criou o eSocial. Ele vem para simplificar e, ao mesmo tempo, evitar certas inconsistências quanto às informações dos trabalhadores.
Mas você sabe quais são os prazos eSocial? O que é o eSocial simplificado? Como funciona o portal eSocial? Qual é o cronograma eSocial? Quais obrigações acessórias ele substitui?
Neste artigo, responderemos todas essas perguntas e explicaremos sobre o eSocial.
O que é eSocial e para que serve?
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014.
Ele é um sistema onde os empregadores comunicam ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como:
- Vínculos;
- Contribuições previdenciárias;
- Folha de pagamento;
- Comunicações de acidente de trabalho;
- Aviso prévio;
- Escriturações fiscais;
- Informações sobre o FGTS.
A transmissão eletrônica desses dados simplifica a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas.
O que é o eSocial simplificado? Por que ele foi criado?
Ele surgiu com o intuito de aumentar a fiscalização e, consequentemente, melhorar a formulação de políticas públicas do país.
Dessa forma, o cadastro unificado possibilitou a centralização de informações, o que, na prática, elimina uma infinidade de documentações físicas.
Portanto, o objetivo é simplificar a maneira de prestar as informações obrigatórias e, assim, diminuir a burocracia, sem a necessidade de ter que preencher e entregar declarações e formulários separadamente para cada órgão.
Os seguintes órgãos e entidades relacionados ao Governo Federal atuaram em conjunto para o estabelecimento do programa:
- Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
- Caixa Econômica Federal;
- Ministério do Trabalho;
- Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
- Como funciona o eSocial?
O programa organizou os contribuintes por Grupos e as informações a serem enviadas por Eventos, o que foi mantido inclusive na versão Simplificada do eSocial, que teve início em 19 de julho de 2021.
Os Grupos foram enquadrados conforme faturamento, regime tributário simplificado, pessoas físicas e administração pública. Já os Eventos, se caracterizam como um conjunto de informações a serem prestadas, sendo eles divididos em:
- Eventos de Tabela;
- Eventos Não Periódicos;
- Eventos Periódicos;
- Eventos de Saúde;
- Segurança do Trabalhador.
As informações lançadas no eSocial, através dos eventos, são classificadas em três tipos:
Eventos Trabalhistas: admissão, alteração contratual, rescisão contratual.
Folha de Pagamento: pagamento de salários, gratificações, comissões, horas extras, DSR.
Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: produção rural, atestados médicos ocupacionais.
Ainda está disponível o eSocial MEI e eSocial doméstica.
Obrigações acessórias substituídas pelo eSocial
As principais obrigações acessórias substituídas foram:
- GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE - Livro de Registro de Empregados;
- CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD - Comunicação de Dispensa;
- CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT - Quadro de Horário e Trabalho;
- MANAD - Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento;
- GRF e GRRF - Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS;
- GPS - Guia da Previdência Social;
- FP - Folha de Pagamento.
Todas essas obrigações transmitidas em um único local, evitam inconsistências nos dados e informações duplicadas.
As principais vantagens do eSocial para empresas
Com o eSocial, os empregadores não precisarão enviar a mesma informação para órgãos diferentes. Com isso, reduz os custos e padroniza o recebimento dos dados.
Além disso, ele proporciona várias vantagens. Confira:
- Substitui à entrega de formulários e declarações;
- Maior eficiência dos processos;
- Simplicidade no envio e correção das informações;
- Maior segurança no armazenamento dos dados;
- Substituição de processos manuais por processos automatizados;
- Eliminação da transmissão da mesma informação para diversos órgãos do governo.
- Simplifica o cumprimento das obrigações;
- Garante os direitos previdenciários e trabalhistas;
- Amplia o controle e fiscalização sobre as empresas;
Maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários.
Qual é o momento certo de usar o eSocial?
O eSocial é uma realidade que está presente na vida das empresas já faz algum tempo.
Por isso, é recomendado que todas as empresas já estejam se preparando desde antes da sua implantação.
Pois, o melhor é nunca deixar para a última hora e já ir fazendo o treinamento com a equipe e verificar como é o funcionamento do programa. Assim, você evita surpresas quando realmente precisar utilizá-lo.
Como se preparar para o eSocial?
O eSocial foi organizado para ser implementado em etapas e para permitir que as empresas pudessem se adequar.
Por isso, para se preparar para ele, é necessário organizar toda a documentação dos colaboradores e da organização com antecedência.
Além disso, é importante manter contato com a pessoa responsável pelas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Vale ressaltar também que é importante a empresa ter um certificado digital para agilizar os processos e as assinaturas.
Cronograma eSocial 2022
Ele é obrigatório desde 08 de janeiro de 2018 e para facilitar a implantação foram criados grupos e fases.
Grupo 1 - Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.
Grupo 2 - Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
Grupo 3 - Pessoas Jurídicas - empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos.
Grupo 3 - Empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF.
Grupo 4 - Órgãos públicos e organizações internacionais.
O cronograma completo você encontra no site do e-Social e as datas de implantação com a tabela eSocial.
Conclusão
O eSocial é um grande avanço que surgiu para facilitar o acesso às informações trabalhistas de maneira unificada e rápida.
E, além disso, evita procedimentos demorados ou vasta documentação física, aspectos que contribuem para a otimização de tempo e automação de processos.
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